Status og mangler

Status for KYC-sag og status for ændrede KYC-sager giver tre ting, I kan bygge på:

• status — hvor sagen er i Auditplys forløb
• missing_inputs — hvad der konkret mangler, og hos hvem
• assessment — risikovurderingen, når sagen er afsluttet

Status

Auditply eksponerer sine egne statusværdier. Oversæt dem til jeres egne stadier i jeres system.

status	Betydning	Typisk stadie hos jer
DRAFT	Sagen er oprettet, men revisoren har ikke åbnet identifikationen endnu. Revisoren kan godt være i gang med kundemødet	Oprettet
IN_PROGRESS	Revisoren arbejder på identifikationen; materiale kan stadig leveres	Afventer input
PENDING_DOCUMENTS	Reserveret: revisoren venter på dokumenter. Bruges ikke i dag	Afventer input
PENDING_REVIEW	Sagen er sendt til review	Afventer vurdering
REVIEWED	Reserveret: sagen er gennemgået. Bruges ikke i dag	Vurderet
COMPLETED	Sagen er afsluttet med en risikovurdering	Vurderet
ARCHIVED	Sagen er arkiveret	Lukket

Er deactivated_at sat, har revisoren afsluttet kundeforholdet. Vis sagen som lukket, uanset status.

Personer og dokumenter kan kun leveres, mens sagen er DRAFT, IN_PROGRESS eller PENDING_DOCUMENTS. I de andre tilstande giver en skrivning CASE_NOT_EDITABLE. Et kald, der ikke ændrer noget (samme fil, samme PEP-svar), lykkes dog altid.

missing_inputs beregnes for alle sager, også afsluttede. Lav kun opgaver til kunden ud fra dem, mens sagen kan modtage materiale.

:::note Deaktiverede sager Når et kundeforhold afsluttes, deaktiverer revisoren den afsluttede sag. Den står stadig som COMPLETED, men deactivated_at er sat, og sagen kan ikke længere ændres. cvr:- og ref:-nøglerne finder den stadig, så længe kunden ikke har en sag, der ikke er deaktiveret. Kalder I opret eller opdatér KYC-sag for kunden, starter I et nyt forløb med en ny sag — gør det kun, når kundeforholdet faktisk genoptages. :::

Brug missing_inputs til at afgøre, om I venter på kunden eller på revisoren — ikke status alene. En sag kan være IN_PROGRESS med en tom liste over det, I skal levere, fordi resten ligger hos revisoren.

Der er ingen status for "kunden afvist". En revurdering oprettes altid i Auditply og bliver en ny sag; cvr:- og ref:-nøglerne peger automatisk på den nye.

Manglende input

Hver post i missing_inputs har en code og efter behov:

Felt	Indhold
person_id, person_external_reference	Personen, manglen gælder
document_kind	Dokumenttypen, fx passport eller articles
required_count, provided_count	Ved identity_document_missing før revisoren har valgt legitimationstyper: hvor mange forskellige typer personen skal levere, og hvor mange der er leveret
detail	Uddybning ved auditor_action_required

Sagens liste rummer både sagens og personernes mangler. Hver person i persons har desuden sin egen liste med kun dens mangler. Mangler intet, er listen tom.

Koder

Kode	Betydning	Hvem handler	Sådan
kyc_responsible_missing	Ingen KYC-ansvarlig på sagen	I	Skift KYC-ansvarlig
beneficial_owner_missing	Ingen reel ejer (eller personkundens egen person) på sagen	I	Opret eller opdatér person
identity_document_missing	En krævet legitimation mangler; document_kind er typen. Uden document_kind mangler personen et antal legitimationer, se nedenfor	Med person_id: I. Uden person_id er typen ikke knyttet til en reel ejer, og revisoren uploader den selv	Legitimation på person
pep_declaration_missing	Personen mangler en PEP-erklæring	I	pep_declaration på Opret eller opdatér person
company_document_missing	Et krævet virksomhedsdokument mangler; document_kind er typen	I	Virksomhedsdokumenter. document_kind: other leveres med ref: og en beskrivelse, ikke kind:other
document_requirements_not_set	Revisoren har endnu ikke valgt, hvilke dokumenter sagen kræver	Revisoren	Vent. Indtil da kan der mangle dokumenter, som listen endnu ikke viser
auditor_action_required	Noget ligger hos revisoren; se detail	Revisoren	Vent

detail ved auditor_action_required:

detail	Betydning
meeting_not_completed	Kundemødet er ikke afsluttet
meeting_field_missing	Et felt i mødet mangler
identification_not_completed	Revisoren har ikke afsluttet identifikationen
cvr_report_missing	CVR-udskriften mangler på sagen
too_few_legitimation_types	Revisoren har valgt færre end to legitimationstyper

Legitimation før revisoren har valgt typer

Hver reel ejer, der er en person, skal levere mindst to forskellige legitimationstyper. Indtil revisoren har valgt, hvilke typer sagen kræver, viser status kravet som et antal:

{ "code": "identity_document_missing", "person_id": 71, "required_count": 2, "provided_count": 1 }

Alle fire typer (passport, driving_licence, health_card, other_legitimation) tæller med, så fx kørekort og sundhedskort opfylder kravet. Når revisoren vælger typer, tager Auditply udgangspunkt i det, der allerede er leveret. Derefter mangler posterne igen en konkret document_kind.

Ukendte koder

Listen over koder og detail-værdier kan blive udvidet. En kode, I ikke kender, må ikke ignoreres. Vis den som en generel "Auditply mangler noget" på sagen, indtil I understøtter den.

Fra mangel til opgave

Koderne er lavet, så de kan blive til opgaver uden at en rådgiver skal læse prosa:

• identity_document_missing med person_id og document_kind: health_card → bed personen om sit sundhedskort.
• identity_document_missing med person_id, required_count: 2 og provided_count: 1 → bed personen om endnu en legitimation af en anden type.
• pep_declaration_missing med person_id → bed personen om PEP-erklæringen.
• company_document_missing med document_kind: articles → bed virksomheden om vedtægterne.
• kyc_responsible_missing → en opgave til rådgiveren.

Brug person_external_reference til at finde personen i jeres system. Den er null, hvis personen er oprettet i Auditply uden jeres reference; så bruges person_id.

:::note Kendt begrænsning To personer med præcis samme navn på samme sag deler dokumenter, PEP-erklæring og mangler i Auditply. :::

Vurdering

assessment er null, indtil sagen er afsluttet. Derefter:

Felt	Indhold
risk_level	NONE, LIMITED, MODERATE, SIGNIFICANT eller HIGH
assessed_at	Hvornår sagen blev afsluttet
assessed_by	Revisoren, der godkendte
reassessment_due_at	Hvornår kunden skal revurderes

Revurderingsfristen følger Auditplys politik og regnes fra assessed_at:

risk_level	Revurdering
HIGH, SIGNIFICANT	1 år
MODERATE	3 år
LIMITED	5 år
NONE	Ingen dato

Brug reassessment_due_at direkte i stedet for at regne selv, så jeres system følger med, hvis politikken ændres.